Thứ nhất, cần hiểu đúng về khái niệm, chức năng của website trường học.
Theo Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ, trang thông tin điện tử (website) nói chung là hệ thống thông tin dùng để thiết lập một hoặc nhiều trang thông tin được trình bày dưới dạng ký hiệu, số, chữ viết, hình ảnh, âm thanh và các dạng thông tin khác phục vụ cho việc cung cấp và sử dụng thông tin trên Internet.
Website trường học được phân loại là trang thông tin điện tử nội bộ của nhà trường, cung cấp thông tin về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, dịch vụ, sản phẩm, ngành nghề và thông tin khác phục vụ cho hoạt động của chính nhà trường và không cung cấp thông tin tổng hợp (Thông tin tổng hợp là thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn thông tin, nhiều loại hình thông tin về một hoặc nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội).
Và các nội dung này cũng đã được Bộ GD&ĐT cụ thể hóa trong quy định của ngành tại Thông tư số 53/2012/TT-BGDĐT ngày 20/12/2012 về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và cổng thông tin điện tử tại sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo và các cơ sở giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên.
Thứ hai, cần phân loại, hệ thống đầy đủ các nội dung website cần phải có. Căn cứ các văn bản, quy định hiện hành về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng; từ khái niệm, chức năng của website trường học, một website nhà trường cần phải có các nhóm nội dung chính như sau:
Thông tin giới thiệu nhằm giới thiệu về đơn vị gồm các thông tin về chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; quá trình hình thành và phát triển đơn vị; cơ cấu tổ chức đơn vị; chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo, từng bộ phận trong đơn vị; danh bạ liên hệ gồm thông tin về họ và tên, chức vụ, điện thoại, địa chỉ hộp thư điện tử chính thức của mỗi cán bộ, giáo viên và nhân viên trong đơn vị.
Hệ thống văn bản, gồm văn bản của cấp trên có quy định liên quan trực tiếp tới chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị; văn bản do đơn vị ban hành, có tính chất như thông báo, kế hoạch, quy hoạch, triển khai tổ chức các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị...
Thông tin về dịch vụ hành chính giáo dục: Bao gồm các thông tin về thủ tục, quy định hành chính mà đơn vị có thẩm quyền hoặc liên quan tới quy trình giải quyết thủ tục, dịch vụ hành chính của người học, cụ thể:
Thông báo danh mục các dịch vụ công trực tuyến đang thực hiện (có thể áp dụng hình thức liên kết tới chuyên trang thủ tục hành chính của đơn vị quản lý cấp trên); Quy trình, thủ tục, hồ sơ, nơi tiếp nhận, tên và thông tin giao dịch của người trực tiếp xử lý hồ sơ, thời hạn giải quyết, phí và lệ phí (nếu có);
Thủ tục, dịch vụ liên quan tới công tác tổ chức thi, xét tuyển vào lớp học đầu cấp cần đạt cấp độ 3 và 4 (theo quy định của chính phủ về cấp độ của dịch vụ công trực tuyến), cụ thể phải đăng tải mẫu đơn, đăng ký và cho phép điền mẫu trực tuyến, danh sách trúng tuyển và thông báo trả lại kết quả trực tuyến;
Đăng tải mẫu các văn bản hành chính có điền sẵn tên đơn vị tương ứng (ví dụ: đơn xin miễn giảm học phí, đơn xin nghỉ học, đơn xin học lại, hồ sơ đăng ký dự thi tuyển, hồ sơ xin cấp học bổng...).
Thông tin giáo dục phổ biến pháp luật liên quan tới giáo dục đào tạo, cụ thể: Đăng tải lại toàn văn các văn bản, quy định của cấp có thẩm quyền về giáo dục như điều lệ, quy chế, quy định, chế độ, chính sách... về giáo dục.
Thông tin về niên giám thống kê: Niên giám thống kê ít nhất 5 năm gần đây hoặc từ ngày thành lập với các số liệu thống kê về qui mô (Tối thiểu phải cung cấp đầy đủ thông tin theo các biểu mẫu thống kê giáo dục do Bộ GD&ĐT ban hành cho các đơn vị) về: Trường, lớp, học sinh, cơ sở vật chất.
Đăng tải kho tài nguyên dành cho cán bộ quản lý, giáo viên và học sinh nhằm cung cấp và chia sẻ tài nguyên số về giáo dục do cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục tự làm (bao gồm: các phần mềm giáo dục, sách điện tử, bài giảng điện tử, bài giảng e-Learning, học liệu điện tử...) phục vụ đổi mới phương pháp dạy học và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục.
Trang tài nguyên có đường kết nối vào thư viện tài nguyên của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT để sử dụng tài nguyên chung, không cần sao chép lại nhiều lần)
Cung cấp thông tin kết quả học tập nhằm mang tới khả năng tra cứu kết quả học tập, rèn luyện của học sinh, quản lý thông tin học sinh trực tuyến; kết quả các kỳ thi định kỳ, năm học; thông tin về văn bằng, chứng chỉ...
Thực hiện ba công khai theo quy định của Bộ GD&ĐT theo các quy định hiện hành (Thông tư 09/2009/TT-BGDĐT, các quy định liên quan tới kiểm định chất lượng, công nhận trường chuẩn...).
Thông tin về hỏi đáp và góp ý, website trường học bắt buộc phải có phần tiếp nhận thông tin của độc giả và đăng tải những câu hỏi - giải đáp đối với những vấn đề chung, liên quan tới nhiều đối tượng. Nhà trường có trách nhiệm phải xem xét, phúc đáp kịp thời những câu hỏi, thắc mắc của độc giả về những nội dung liên quan trực tiếp tới nhà trường.
Chia sẻ liên kết cần thiết. Website nhà trường phải tạo đường liên kết thông tin, dữ liệu với Cổng thông tin điện tử của Bộ GD&ĐT nhằm tăng cường phổ biến và chia sẻ thông tin thông qua các đường kết nối tới các trang web quan trọng của ngành, gồm có:
Văn bản quy phạm pháp luật, cẩm nang thi - tuyển sinh, thủ tục hành chính trong giáo dục, giáo trình điện tử, tài nguyên và học liệu edunet... và không sao chép lại tài nguyên trên các trang này để tránh lãng phí thời gian, công sức và không gian chứa tài nguyên.
Tin tức gồm các nội dung phản ánh về hoạt động của nhà trường, Đoàn thanh niên, các đoàn thể khác, thông tin về nội dung thời gian hoạt động của trường như thời khóa biểu, thông báo các hoạt động, kế hoạch công tác theo Tuần, Tháng, Quý hoặc Năm...
Tin tức có thể là văn bản, văn bản đặc biệt hoặc tin ảnh, video clips... có thể đăng, phát tin tức thông qua kênh truyền hình trực tuyến trên website đối với các hoạt động trọng điểm, mẫu hoặc nghi lễ đặc biệt của đơn vị. Biên mục tin tức thành các nhóm một cách phù hợp, khoa học, dễ phân loại và dễ truy cập thông tin.
Thứ ba, vấn đề quản lý. Khi mới bắt đầu, nhiều đơn vị bố trí kinh phí, thuê doanh nghiệp xây dựng website đồ sộ, nhiều tính năng, giống những website của các hãng thông tấn, báo chí hoặc tập đoàn lớn.
Nhưng sau một thời gian website trường trở thành thứ “na ná” như tờ báo điện tử, mạng xã hội mà không hề thấy được những nội dung cần phải có, phải bổ sung định kỳ?
Điều này phần lớn do sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường, chưa sát sao trong việc quản lý, kiểm soát hoạt động website, hoặc sự ủy thác vào một, hai cá nhân trong đơn vị chịu trách nhiệm duy trì. Tiếp đến là năng lực của cán bộ được giao trực tiếp quản trị website.
Có thể nói website là cầu nối giữa nhà trường với gia đình học sinh và xã hội, người cán bộ quản trị website có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo duy trì hoạt động website, tham mưu lãnh đạo đơn vị về hình thức, nội dung website và hơn hết đó là việc chịu trách nhiệm cuối cùng trước khi xuất bản nội dung thông tin của trường lên mạng Internet.
Điều này đòi hỏi người quản trị phải có đủ trình độ, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ và đặc biệt tinh thần trách nhiệm, năng lực tự nghiên cứu, tìm tòi, sáng tạo, khả năng làm việc độc lập, biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học để hoàn thành các công việc chuyên môn khác (vì hầu hết cán bộ quản trị website trường học làm việc theo hình thức kiêm nhiệm)...
Để duy trì, quản lý website hiệu quả trước tiên người lãnh đạo cần phải hiểu được đúng vị trí, vai trò... của website như đã nói ở trên.
Từ việc hiểu đúng, vận dụng đúng tiến tới việc hoàn thiện công tác quản lý website bằng công cụ quản lý hành chính, giao trách nhiệm cho tập thể và từng cá nhân liên quan trong đơn vị, trong đó cần đặc biệt quan tâm tới việc lựa chọn, giao phó trách nhiệm quản trị website cho cán bộ hội đủ các yêu cầu để quản trị trang web.
Mặt khác, cần có chính sách hỗ trợ, khuyến khích đối với những tập thể, cá nhân có nhiều đóng góp cho công tác quản lý, vận hành website và kịp thời phê bình, kỷ luật đối với những hạn chế, bất cập.